Uppstyrda möten gör jobbet effektivare – och roligare

Möten upptar en stor del av arbetsdagen för många. Men alltför ofta är det otydligt vad man egentligen får ut av dem. En bättre möteskultur kan spara tid och göra vardagen roligare. Mötesexperten Michael Alphov avslöjar de vanligaste fallgroparna och ger handfasta tips för effektivare jobbmöten.

Jobbmöten är något många har synpunkter på. De kan vara för många, för långa, onödiga och ineffektiva - eller det som verkligen lyfter en arbetsvardag. Men vad gör ett möte bra?

Michael Alphov utbildar om möten och ledarskap. Han menar att ett bra möte är detsamma som ett effektivt möte.

– Varför har vi möten överhuvudtaget?
Det är ju för att vi ska bli bättre tillsammans, det är väl utgångspunkten? Man måste utgå ifrån att vi ska nå någon form av resultat, att vi bestämmer något, informerar om något eller att vi diskuterar något. Men effektivitet är inte detsamma som att mötet ska gå fort.
– Du kan bara rassla igenom alltihop och få ett resultat, men vad skapar det för samhörighet och delaktighet? Man måste ju jobba igenom det här i sin egen verksamhet. Vad är effektivitet för oss? När kan vi säga att vi haft ett bra möte?

Ofta är problemet olika förväntningar, menar han.
– Du går dit med dina förväntningar, jag går dit med mina och den som har kallat till mötet har en tredje förväntning. Det är inte konstigt att det inte blir speciellt effektivt. Bra möteskultur är när vi har möten som gör att vi blir bättre tillsammans. Att syfte och mål med mötet inte är tydligt eller saknas är ett av de vanligaste felen.
– Syftet ska svara på varför har vi det mötet, inte bara med någon halvluddig kallelsetitel. Alldeles för många möten är egentligen inte ett möte. De skulle lika gärna kunna vara ett mejl eller ett samtal.

Alltför ofta finns det inte heller en agenda i kallelsen.
– Hur ska folk veta vad de ska ställa in sig på under mötet? Och har man inget syfte, inga mål och ingen agenda, då gör man det fjärde misstaget: Man kallar fel deltagare. Det är ju de som kan hjälpa oss att driva mot målet vi har satt upp som ska vara med. Ett annat problem är att möten vare sig kommer igång eller avslutas i tid, och även nästa möte försenas. Inte sällan bokas dessutom möten utan någon marginal för deltagare att ställa om, hämta kaffe eller bara ta sig till nästa mötesrum.

– Det saknas alltså syfte, mål och agenda, fel personer är med och sedan har vi svårt att hålla tider. Det här är strukturella frågor som leder till problem med möteskulturen. Hur många eller vilka möten som är rimligt att delta i beror på vilken roll man har. I vissa chefsroller eller som projektledare är det exempelvis logiskt att spendera betydligt mer av sin tid i möten än många andra. Men då blir också möteskultur och struktur extra viktig, menar Michael Alphov.

– Om vi inte har någon riktig struktur kommer vi att behöva ha samma möte om och om igen. Vi kommer inte hela vägen fram och så bokar vi ett nytt möte. Och då blir kalendern ännu mer full. Konsekvensen blir sämre tillgänglighet vilket kan leda till ännu sämre delaktighet och effektivitet i mötena man har. Ett sätt att värna tillgängligheten kan vara att införa internt mötesfria tider, exempelvis före förmiddagsfikat 
respektive efter eftermiddagsfikat.

Ett annat att se till att få tid för omställning mellan möten för att undvika förseningar.
– Blir det för många möten blir det svårt att få andra saker gjort. Till slut sitter folk och ”tjuvjobbar” under möten, man sitter och mejlar för att man inte hinner göra det någon annan gång. Eller så får man göra det sent på kvällen eller på helgerna, och det blir ju inte bra i långa loppet.

Med början under pandemin har det blivit betydligt vanligare med distansmöten, antingen helt digitalt eller hybridmöten där några deltagare ses fysiskt medan andra deltar på distans.
– På distansmöten är det jätteviktigt att ha någon form av incheckning. Man kan bara gå snabbt laget runt och säga hej eller kolla hur läget är, kort och kärnfullt. Det kanske man inte alltid gör på fysiska möten, då ser man ändå hur folk har det och hur de mår. Hur bra vi än är på de här distansmötena blir det mer anonymt med en skärm emellan.

Det är också ännu viktigare att mötena inte blir för långa eller om de ändå måste vara det tillåta sig en bensträckare längs vägen. Michael Alphov menar också att distansmöten ställer högre krav på den som leder dem.
– Tendensen är att man är tystare i videomöten än man skulle vara i ett konferensrum. Jobba med att lägga ut frågan och stämma av med riktade frågor, jobba mycket med engagemanget så att man inte missar en massa klokskaper folk sitt er med. Både för den som leder och den som deltar i möten finns det några konkreta punkter att vägledas av för att göra mötesvardagen effektivare och bättre för alla 

För den som bjuder in till ett möte gäller det, oavsett om mötet sker fysiskt eller på distans, att lägga krut på inbjudan. Den ska innehålla syfte, mål, agenda och eventuella krav på deltagarnas förberedelser.

– Så att man är supertydlig och skriver vad folk ska göra. ”Läs igenom föregående protokoll” eller ”läs igenom den här artikeln”. Och så skickar man också med underlagen så att det är lätt att förbereda sig. Tydliga inbjudningar gör det lättare för att deltagarna att veta vilka möten man faktiskt behöver vara med på.

– Jag tycker att man ska ifrågasätta sitt deltagande i många möten. Det handlar inte om att vara jobbig eller motvalls utan att lägga sin tid på rätt saker. Och det är ju omöjligt att veta om det inte finns tydligt syfte, mål och vad som ska göras. Vi måste hjälpa varandra med en bra struktur. Michael Alphov betonar att den som tackar ja till ett möte också är skyldig att ta ansvar för sin del, exempelvis genom att vara väl förberedd och aktivt medverka under mötet.

– Man är medansvarig för att mötet ska bli så fantastiskt bra som det kan bli. Många tror att den som kallat är ansvarig för möteseffektiviteten, men det är jätteviktigt att alla deltagare förstår sitt ansvar. ”Ja, jag måste läsa föregående protokoll, jag måste komma in med frågor till agendan senast tre dagar innan” eller vad man nu har bestämt. Och vara aktiv under mötet.

Bland annat av den anledningen tipsar han om att varje möte ska vara tre bokningar i jobbkalendern: Tid för egen förberedelse, själva mötet och sedan tid för egen uppföljning, dokumentation eller reflektion.

– Då har man både för- och efterarbetet i kalendern från början. Det kommer att vara mycket lättare att få det gjort än om man ska försöka klämma in det när det dyker upp, säger Michael Alphov och fortsätter:

– Det är ju jätteroligt att jobba ihop med andra och göra saker tillsammans. Men då har man också ett ansvar att vara delaktig, så att man inte tror att chefen ska lösa allting.

5 tumregler för bättre möten:

Tydligt syfte
Kallelsen ska svara på frågan varför mötet hålls, inklusive agenda och eventuella krav på deltagarnas förberedelser.

Definierade mål
Tänk igenom vilka konkreta resultat som ska uppnås under mötet.

Rätt deltagare
Kalla endast de som har en konkret uppgift på mötet för att uppfylla syfte och mål.

Överenskomna ”spelregler”
Gör det tydligt hur man begär ordet eller om det exempelvis är okej att äta eller ha datorn uppe.

Ett möte = tre bokningar
Boka utöver själva mötet även in tid för förberedelse och egen uppföljning i din kalender.