Så hjälper struktur dig med både stressen och kreativiteten
Bättre struktur kan göra dig effektivare, mindre stressad och till en bättre kollega. Och det behöver inte alls göra livet fyrkantigt och trist!
För Försvarbarts läsare delar ”struktören” David Stiernholm med sig av sina bästa tips på hur du ska tänka för att ordna tillvaron bättre för just dig
Med god ordning och struktur är det lättare att få arbetsdagen dit man vill. David Stiernholm sammanfattar det som att skapa ”en lagom förutsägbarhet”. Det tjänar både den enskilde och verksamheten på.
– Som medarbetare får man mer framförhållning, man har mer koll och mår bättre, och kan ha en högre kvalitet i det man gör. Det är när man stressar och hafsar igenom någonting som det inte blir så bra som man skulle vilja.
Samtidigt blir man effektivare när man lägger mindre tid på att på att rätta fel eller leta efter saker och i värsta fall göra om det man inte hittar.
– Man blir också en bättre kollega. Dels för att man inte är lika stressad och helt enkelt agerar trevligare, dels för att man kan lämna besked till de som är beroende av en, man blir någon att lita på snarare än någon som är nyckfull. Och det i sig ger ju effektivitetsvinster.
David Stiernholm fick själv upp ögonen för behovet av struktur när han under en period var projektledare för flera olika IT-projekt.
– Jag hade alldeles för mycket i huvudet och gjorde saker på uppstuds. Jag hade svårt att sluta tänka på jobbet på helgen och allting var väldigt stressigt.
Han blev helt enkelt tvungen att för egen del hitta ett annat arbetssätt.
– Jag trodde länge att det var bara jag som hade det behovet, alla andra verkade ju fungera så bra. Men det började sprida sig bland mina kollegor och det gick upp för mig att det är många fler som också behöver detta.
Numera håller han kurser och föreläsningar i ämnet, och kallar sig ”struktör”.
– Det är ett roligare ord än managementkonsult och det ger en lagom hint om vad det handlar om.
Det vanligaste strukturmisstaget enligt David Stiernholms erfarenhet är att sprida noteringar om saker att göra på flera ställen.
– Det är det klassiska och det är alltid det vi börjar när vi hjälper folk. De flaggar mejl för att de ska göra något med dem senare eller lägger dem som olästa fast de läst dem. De skriver upp på lappar. De läser om en app och testar den, men sedan hör de om en annan app så provar de den också. De lägger saker på minnet och ”har det i bakhuvudet”. De skriver in i anteckningsappen i telefonen. De har ett block på möten, där skriver de också saker. De lägger dokument på datorskrivbordet för att inte ska missa dem, berättar han.
Att inte bestämma sig för varför en viss uppgift är viktig är ett annat vanligt misstag.
– De flesta har hört talas om att man ska skilja på bråttom och viktigt, det handlar om att prioritera. Men väldigt få har konkretiserat vad som är kriteriet för att något är viktigt, säger han och fortsätter:
– Det finns så mycket man kan göra och så många som vill att man ska göra saker. Man behöver själv sätta ner foten och ringa in vilka de viktiga uppgifterna är beroende på vilka mål jag sätter i min verksamhet eller i min roll. Annars blir det lätt att man går på magkänsla och det blir alldeles för nyckfullt. Man lägger tid på det man råkar se eller som stressar en och som andra ropar högt om. Och då går det tid på fel saker.
Dessa fallgropar pekar på ett par av de konkreta saker man göra skapa en bättre struktur arbetsvardagen.
– Jag har själv stor hjälp av en rutin som jag följer varje morgon där jag kollar min att göra-lista. Vad har jag för uppgifter för dagen, är det något som jag måste ta tag i direkt? Annars kan jag lätt fastna i något som inte hade högsta prioritet men som kändes angeläget just då.
På motsvarande sätt har han en veckorutin där han blickar lite längre fram.
– Vad har jag för uppdrag framöver? Vilka utvecklingsprojekt behöver jag komma ihåg att arbeta på? Jag håller också koll på det som jag väntar på från andra, för att slippa att upptäcka för sent att någon borde ha gjort något men glömt.
Att struktur och ordning skulle hämma det kreativa är inget David Stiernholm skriver under på. Tvärtom är struktur och kreativitet ”bästa vänner."
– De är förutsättningar för varandra. Jag vill inte att mitt liv ska vara totalt förutsägbart eller gå helt på rutin. Jag har flera områden i mitt liv där jag vill vara spontan och kreativ. Där behöver jag kaoset också, jag behöver mycket intryck för att få idéer.
För att skapa utrymme för det kreativa kaoset behövs strukturen.
– Just för att hantera allt det där andra som inte handlar om den skapande processen, så att det inte tar för mycket tid och kraft. Strukturen kan sköta det åt mig så att jag inte distraheras i mitt skrivande, till exempel. Men struktur som hämmar viktig kreativitet har förfelat sitt syfte, vi ska inte låta oss fjättras under strukturen.
David Stiernholm är öppen för att det kan bli för mycket fokus på att skapa struktur.
– Att strukturera är ju en aktivitet, precis som att skriva, mejla eller ringa. Det är klart att vi kan hålla på för mycket med struktur också, så att vi missar det som är viktigt för oss. Men om jag tittar på de jag hjälper så är det ju aldrig det som är problemet.
Det gäller bara att hitta en struktur man trivs med och inte känner sig inlåsta i, menar han.
– Det finns struktur för alla som jag ser det, men alla ska inte tryckas in i en och samma box. Snarare behöver vi hitta den struktur som funkar för oss, som hjälper oss att göra det vi ska på sättet vi vill göra det. Då får vi ett bättre resultat än om vi hade gjort allting spontant.
Handlar det inte bara om att skärpa sig och få saker gjorda även när det inte är kul?
– Uppmaningar att skärpa sig är det sämsta tipset man kan ge. Jag gör redan mitt bästa så att vara sträng mot mig motiverar mig inte.
Istället handlar det om att med strukturens hjälp göra det lättare att göra rätt, menar David Stiernholm.
– Om man har haft lätt för att lägga någonting där det hamnar på fel ställe, gör det då istället lättare att lägga det på rätt ställe. Det finns en orsak till att du från början valt den lätta vägen som var fel. Gör då den rätta vägen lättare och höj tröskeln för vägen som du inte längre vill använda. Det är mycket mer inspirerande och roligare att hitta lösningar på.
Davids tips för bättre struktur i arbetsvardagen
- Samla noteringar kopplade till allt som ska göras på så få ställen som möjligt. Uppgifter-funktionen i Outlook eller liknande systemstöd är ett tips.
- Ta kontroll över inflödet i alla olika informationskanaler. Bestäm dig för ett rimligt intervall med vilket du till exempel kollar mejlen eller kontorschatten. Ett tips är att dela in dagen i ronder, likt läkarronder, där du tittar till de olika kanalerna.
- Balansera mötestid med fokustid i kalendern. Hur många möten orkar just du med per dag med bibehållen kvalitet? Blocka de timmar du behöver för att fokusera för övriga arbetsuppgifter.
- En plats för varje sak. Undvik högar på skrivbordet, både det fysiska och det digitala. Var konsekvent, samma typ av dokument sparas alltid i samma mapp.
- Se över arbetsmiljön och rensa bort distraktioner. Det gäller den fysiska miljön, men också sådant som notiser på datorn eller i telefonen.
Bestäm kriterier för vad som är viktigt och håll fast i dem. Att något är bråttom för någon annan är inte detsamma som att det är viktigt i din prioritering.
Tre typiska kännetecken på god struktur
- Konsekvens. I samma slags situation agerar vi på samma sätt. En viss typ av dokument namnges på samma sätt, exempelvis.
- Överskådlighet. Enkelt att se vilka projekt och aktiviteter som är igång så att inget faller mellan stolarna.
- Kategoriseringar. Exempelvis en mall för mötesnoteringar som gör tydligt vad som är ett beslut respektive en aktivitet, och vad som är nästa steg.
Om experten
David Stiernholm är ”struktör”. På konsultbasis hjälper han människor och företag att bli mer effektiva genom att skapa bättre ordning och struktur. Han håller också föreläsningar och skrivit tre böcker i ämnet.