Diversifiering är nyckeln till lyckad kontorsmiljö

I kontorslandskap med fasta platser stör vi ofta varandra och har svårt att finna arbetsro. Det gör att många undviker kontoret när de måste arbeta fokuserat.
Försvarbart har talat med experten som menar att lösningen ligger i att skapa en mångfald av olika typer av kontorsytor och rum, utformade efter arbetsplatsens behov.

Lyhördhet och brist på arbetsro. Det är de typiska problem medarbetare upplever i traditionella kontorslandskap.
– Tittar vi på studier så är distraktion en av de vanligaste orsakerna till missnöje i kontorslandskap med fasta platser och att folk upplever att det inte finns någon arbetsro. Framförallt är det väldigt få möjligheter till avskildhet, man kommer inte ifrån. Det är sällan jag möter organisationer där medarbetarna sitter i öppna miljöer där man upplever att det fungerar för alla aktiviteter, säger psykologen och arbetsplatsstrategen Aram Seddigh.

Studier visar också att storleken har betydelse. Ju större landskap, desto större problem, enkelt uttryckt.
– Den öppna miljön fungerar ganska bra om arbetsuppgifterna tål att det kan finnas ljud omkring. För det är så det blir. Om jag har en fast plats nu i ett kontorslandskap och jag inte kan gå ifrån, då måste jag kunna ta mitt samtal där samtidigt som min kollega som sitter i närheten behöver fokusera. Därför flyr många arbetsplatsen när de behöver fokusera eller arbeta enskilt.

– Det är nästan accepterat, vilket är oroväckande och egentligen lite märkligt. Ska man inte kunna genomföra alla sina arbetsuppgifter på sin arbetsplats? Det här är oftast kopplat till att när man inte har bra
tillgängliga ytor för avskildhet. 

Utöver de traditonella kontoren med egna rum och landskapen med fasta platser delar Aram Seddigh in de nyare kontorstyperna i några olika kategorier. Flexkontoret är ett kontorslandskap med skrivbord, men utan fasta platser, där medarbetaren väljer en plats när hen kommer för dagen. På det aktivitetsbaserade kontoret har medarbetarna inte heller fasta platser, men här finns inte endast skrivbord utan ett antal olika sorters ytor och utrymmen, valda och designade utifrån verksamhetens specifika behov. Det agila kontoret liknar det aktivitetsbaserade, men där har utformningen gjorts med hela teamets behov i centrum snarare än individens. Nyckeln till en lyckad utformning av kontoret stavas diversifiering oavsett vilken slags kontor vi talar om, menar Aram Seddigh.

– Även när vi skapar öppna kontorslandskap med fasta platser måste vi skapa en diversifiering, olika ytor för att medarbetarna ska kunna dra sig undan när de känner att den fasta platsen inte är tillräcklig, att den inte tillgodoser alla behov. Det finns många olika typer av ytor att välja bland när ett kontor utformas efter verksamhetens och medarbetarnas behov.

– När alla inte måste ha ett eget fast skrivbord kan man använda ytan på ett annat sätt, men man ska dimensionera för en vanlig dag då många är på plats. Det kan finnas skrivbord i olika ytor som medarbetare kan välja utifrån behov men också mötesrum av olika storlekar och karaktär. Vi har projektrum som oftast är inredda för att projekten ska kunna låta material ligga kvar, samarbetsrum med skrivbordsytor där vi sitter tillsammans och jobbar, arbetsrum vilket är en mindre cellkontorslösning som används flexibelt och olika typer av öppna mötesytor. En fördel med traditionella kontorslösningar,
som kan riskera att gå förlorad i det flexibla kontoret, är att individen kan anpassa sin fasta plats och göra den personlig.

– Och det kan man tänka sig fungerar som en buffert om det är andra aspekter i miljön som inte fungerar. På så sätt kan den fasta platsen kompensera för bristerna som finns. När bufferten försvinner ställer det stora krav på utformningen av den flexibla kontorsmiljön. Men med diversifieringen rätt utförd får medarbetaren tillgång till alla ytor den behöver även om den fasta platsen försvinner.

– Jag brukar prata om tre olika delar. Det är själva lokalen och ytorna, sedan är det tekniken och sedan människan. Vi vill göra det så enkelt för människan att göra så rätt som det bara går. Mycket av hur kontoren används och hur vi trivs där beror på layouten och på tekniken. Kraven vi kan ställa på individen kommer sist. Lokalen ska vara intuitiv, tekniken ska vara intuitiv och fungera. Det är när det inte fungerar som man börjar belasta individen. Men vad, om ens något, kan man då som enskild medarbetare rent konkret göra åt saken om man nu arbetar i en traditionell öppen kontorsmiljö men inte upplever att det fungerar fullt ut?

Aram Seddigh landar efter viss tvekan i det enkla rådet att visa hänsyn samtidigt som han konstaterar att han är kluven inför att ge det.
– Kanske finns det möjligheter att ändå göra vissa anpassningar i lokalen och kanske ska man försöka att lyfta blicken och sätta förhållningsregler för varandra. Men hur ska man ta hänsyn till varandra om det sker på bekostnad av ens arbetsuppgifter? Det räcker inte att bara säga ”vi ska inte prata vid skrivborden”. Okej, men var ska vi prata då? Var ska vi ta våra Teams-möten om det nu inte finns bra ytor för det? säger han och fortsätter:

– Det är det här jag tycker är väldigt problematiskt. Vi ställer höga krav på individen som kanske inte har kontroll över miljön. Det blir en konflikt som är väldigt svår att lösa och det är då man jobbar hemifrån om det går. En kultur där det är okej att som han uttrycker det ”fly arbetsplatsen för att kunna arbeta” skapar en selektionseffekt, menar Aram Seddigh. Alla har inte hemförhållanden där det funkar att arbeta på grund av hur bostaden ser ut, av hänsyn till andra medlemmar i hushållet eller något annat. Dessutom är samhörigheten också otroligt viktig på en arbetsplats, både för den enskilde och för arbetsgivaren.

– Det såg vi också i den här studien vi genomförde. Även om det fanns starka önskemål om att bibehålla den höga nivån av distansarbete som pandemin medförde så önskade man också samtidigt att man skulle skapa bättre förutsättningar för gemenskap. Och det här är inte bara viktigt för medarbetaren, det är otroligt centralt för organisationen också. Vad är det annars som skiljer ut en arbetsplats och skapar lojalitet i organisationen? Om jag bara får en ny e-postadress, en ny dator och en ny telefon, men sedan sitter och jobbar med samma saker för en annan uppdragsgivare? Det är viktigt för alla parter att skapa någonting som blir lite av ett klister och som gör att folk vill stanna kvar.

Fem kontorstyper:

Cellkontor
Traditionellt kontor med separata, ofta enskilda, arbetsrum.

Kontorslandskap
Öppet landskap med skrivbord och fasta platser.

Flexkontor
Öppet landskap med skrivbord utan fasta platser, medarbetaren väljer en plats för dagen.

Aktivitetsbaserat kontor
Inga fasta platser och inte endast skrivbord utan olika miljöer utifrån medarbetarnas behov.

Agilt kontor
Likt det aktivitetsbaserade men utformat efter hela teamets behov snarare än individens.

Aram Seddigh är legitimerad psykolog, ekonom och doktor i arbets- och organisationspsykologi, med en avhandling om hur olika typer av kontor och arbetssätt påverkar medarbetares hälsa och produktivitet.
Han arbetar som arbetsplatsstrateg på WeOffice och har skrivit boken Arbetsplatsstrategi för det flexibla kontoret: Metoder, verktyg och case med fokus på hybrid och aktivitetsbaserat arbetssätt.